Cara memakai LabTrack

LabTrack adalah sistem pencatatan inventaris laboratorium untuk Departemen Pendidikan Teknik Elektro UNY. Semua alat, bahan, dan aset tercatat rapi, setiap pergerakan barang (masuk, keluar, pinjam, kembali) terekam otomatis, dan tiap barang bisa ditempeli QR code untuk dipindai cepat dengan ponsel.

Login memakai akun Google kampus. Hanya domain @uny.ac.id dan @student.uny.ac.id yang diterima.

1. 1Buka halaman utama, klik Masuk dengan Google.
2. 2Pilih akun Google kampus Anda.
3. 3Login pertama: isi Lengkapi Profil (nama & NIM/NIP), lalu Simpan.
4. 4Akun baru berstatus menunggu, admin lab akan menetapkan lab & peran Anda.
5. 5Setelah disetujui, Anda langsung bisa memakai sistem sesuai peran.

Setelah masuk, layar terbagi dua: menu samping (kiri) dan area isi (kanan). Di pojok kanan atas ada pemilih lab, lonceng notifikasi, dan menu akun.

Pemilih Lab (kanan atas): bila Anda mengelola lebih dari satu lab, pilih lab tertentu atau "Semua Lab" untuk menyaring seluruh data yang tampil. Lonceng 🔔: notifikasi stok menipis & pinjaman jatuh tempo.

Setiap pengguna punya peran di tiap lab. Makin tinggi peran, makin banyak yang bisa dilakukan.

Menambah barang baru:

1. 1Buka Inventaris → Tambah (atau tombol + Tambah).
2. 2Pilih tipe (Alat/Bahan/Aset), form menyesuaikan otomatis.
3. 3Isi nama, kategori, lab, lokasi. Bila kategori/lokasi/supplier belum ada, pakai tombol + Tambah … baru langsung di form.
4. 4Untuk Bahan: isi stok awal, satuan (pcs/m/box), dan stok minimum (ambang peringatan).
5. 5Untuk Alat/Aset: isi jumlah unit; tiap unit dapat diberi nomor seri/inventaris.
6. 6Opsional: tambahkan foto (otomatis dikompres) dan spesifikasi (atribut → nilai).
7. 7Klik Simpan Barang. Kode unik dibuat otomatis (mis. ALT-LAB-DDL-0001).

Klik barang mana pun untuk membuka halaman detail: foto, info lengkap, daftar unit, QR & label, serta riwayat. Dari sini Anda juga bisa Edit, Pindah, Hapus, menambah unit, dan melakukan transaksi cepat.

Setiap barang/unit bisa punya QR. Ada dua sumber: generate (sistem membuat baru) atau existing (mendaftarkan kode/nomor inventaris lama yang sudah tertempel).

1. 1Dari detail barang, klik Cetak Label QR → tab baru berisi label rapi.
2. 2Klik Cetak / Simpan PDF (dialog cetak browser) → cetak atau simpan.
3. 3Untuk banyak barang sekaligus: buka Cetak QR Massal, cari & pilih barang, lalu Cetak Semua (satu halaman PDF).

Semua pergerakan barang dilakukan lewat menu Transaksi (atau tombol cepat di halaman detail barang / hasil Scan QR). Setiap transaksi tercatat otomatis di riwayat.

• Barang Masuk: Tambah stok bahan atau unit baru alat/aset; bisa cantumkan supplier.
• Barang Keluar: Pemakaian bahan (catatan wajib) atau unit alat/aset dibawa keluar lab (status 'keluar', bisa dipulihkan).
• Peminjaman: Pinjamkan unit/bahan; isi nama, NIM/NIP, & No. WhatsApp peminjam (+catatan).
• Pengembalian: Tandai hasil: baik (kembali tersedia), rusak (→ perbaikan), atau hilang.
• Pindah lab: Pindahkan barang/unit ke lab lain, kode & QR TIDAK berubah (label lama tetap sah).
• Perbaikan: Kirim unit ke perbaikan lalu tandai selesai; alurnya terlihat berwarna di riwayat.
• Penyesuaian stok: Opname: samakan stok bahan dengan hitungan fisik + alasan.
• Disposal: Tandai unit dihapus/hilang (tetap bisa dipulihkan).

Menu Scan QR mempercepat pekerjaan harian: cukup pindai label, sistem langsung membuka barang/unit beserta aksi yang relevan.

1. 1Buka Scan QR → Mulai Kamera (izinkan kamera; perlu HTTPS).
2. 2Arahkan ke QR, atau ketik kode/nomor inventaris secara manual.
3. 3Pilih aksi cepat: +/− stok (bahan), Pinjamkan / Kembalikan (unit).
4. 4Bila kode belum terdaftar, pilih Daftarkan ke barang/unit agar dikenali lain kali.

Menu Riwayat menampilkan seluruh transaksi, bisa difilter berdasarkan jenis, tanggal, atau kata kunci, dan diekspor ke CSV.

• Di detail barang: 10 riwayat terbaru + tombol Selengkapnya untuk melihat semua.
• Untuk bahan: tersedia Kartu Stok, saldo berjalan tiap perubahan beserta keterangannya.
• Entri perbaikan ditampilkan dengan panah & warna (Tersedia → Perbaikan → Tersedia) agar alurnya jelas.

Menu Rekap menyajikan empat laporan siap pakai yang bisa diekspor ke CSV, dasar untuk pengadaan tiap semester.

• Masuk / Keluar: arus barang per periode; kolom Sisa (kini) untuk semua jenis.
• Rekap Stok: jumlah barang & stok per kategori.
• Stok Menipis: bahan yang stoknya ≤ minimum.
• Usulan Pengadaan: gabungan stok menipis + unit rusak/perbaikan.

Halaman pertama setelah masuk. Memberi gambaran sekejap kondisi lab:

• Kartu statistik: total barang, sedang dipinjam, jatuh tempo, stok menipis (klik untuk lompat ke daftarnya).
• Grafik tren masuk/keluar 14 hari terakhir.
• Transaksi terbaru, serta kartu Stok Menipis & Jatuh Tempo (masing-masing ada tautan "Semua →").

Menu Manajemen hanya untuk admin/super admin:

• Laboratorium (super admin): tambah/ubah/nonaktifkan lab & kelola lokasinya.
• Pengguna: verifikasi akun menunggu, tetapkan lab + peran lewat Atur Akses; Edit data pengguna (hapus pengguna ada di dalam dialog Edit).
• Log Aktivitas: jejak audit setiap perubahan penting (siapa, apa, kapan).

Menu Pengaturan mengelola data acuan yang dipakai di seluruh sistem:

• Kategori (global): pengelompokan barang per tipe.
• Lokasi (per lab): ruang/rak/laci tempat barang disimpan.
• Supplier: nama, kontak, & alamat pemasok.
• Jenis Surat: jenis berkas untuk Arsip Surat (mis. Serah Terima Barang).

Menu Arsip Suratmenyimpan & merekap berkas resmi lab (mis. surat serah terima barang). Berkas bisa PDF, JPG, atau PNG (maks 10 MB).

Mengunggah (Laboran ke atas):

1. 1Buka Arsip Surat → + Unggah Surat.
2. 2Pilih jenis surat & lab, isi judul, dan (opsional) nomor surat, tanggal surat, catatan.
3. 3Pilih berkas, lalu Unggah.

• Lihat: membuka pratinjau berkas di pop-up, lengkap tombol Unduh.
• Ubah: memperbaiki metadata (jenis/judul/nomor/tanggal/catatan).
• Filter berdasarkan jenis, tanggal, atau kata kunci.

Saya tidak bisa membuka menu tertentu.

Peran Anda di lab itu mungkin belum diatur, atau peran Anda Viewer (hanya lihat). Hubungi admin/laboran.

Apakah barang yang dihapus benar-benar hilang?

Tidak. Barang dipakai 'soft delete', hilang dari daftar tapi riwayatnya tetap tersimpan dan tertelusur.

Pindah lab apakah mengganti kode/QR barang?

Tidak. Kode & QR tetap, jadi label yang sudah tertempel tetap valid.

Kamera scan tidak muncul.

Pastikan situs diakses lewat HTTPS dan izin kamera diberikan. Paling nyaman di HP.

Stok bahan kembali setelah barang hilang dipinjam?

Tidak. Bila pengembalian ditandai 'hilang', stok bahan dianggap hangus (tidak dipulihkan).